Dans votre quotidien professionnel, vous êtes amené(e) à manipuler de nombreux documents. Mais savez-vous vraiment où les enregistrer pour en faciliter l’accès, le partage et la collaboration ?
Entre OneDrive et SharePoint, le choix peut sembler flou. Pourtant, chacun a ses spécificités et bien les distinguer vous permettra de travailler plus efficacement et d’éviter les doublons ou pertes d’information.
OneDrive : votre espace personnel et sécurisé
OneDrive est votre espace de stockage individuel, rattaché à votre compte professionnel. Vous seul(e) y avez accès, sauf si vous décidez de partager un document avec quelqu’un.
À privilégier pour :
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Vos fichiers personnels de travail (notes, brouillons, archives)
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Les documents en cours de rédaction ou non finalisés
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Le partage ponctuel de fichiers avec une ou deux personnes
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Le stockage temporaire avant mise en ligne sur SharePoint
Exemple : Vous préparez une présentation que vous n’avez pas encore validée. Vous pouvez la conserver sur OneDrive jusqu’à sa version finale.
SharePoint : la plateforme collaborative par excellence
SharePoint est un espace de travail partagé, généralement lié à une équipe, un service ou un projet. Tous les membres autorisés ont accès aux fichiers, peuvent les modifier, commenter, et suivre l’évolution des versions.
À privilégier pour :
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Les documents officiels d’un service ou d’un projet
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La collaboration à plusieurs sur un même fichier
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Le suivi d’un travail commun (planning, compte-rendu, livrables)
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Le partage d’informations durables et centralisées
💡 Exemple : Un compte rendu de réunion d’équipe ou un planning de projet partagé doit être déposé sur SharePoint pour que chacun puisse le consulter et le mettre à jour.
Comment bien choisir ?
Voici un tableau récapitulatif pour vous aider à prendre la bonne décision :
| Situation | Choix recommandé |
|---|---|
| Document de travail individuel | ✅ OneDrive |
| Notes ou brouillons à usage personnel | ✅ OneDrive |
| Fichier partagé temporairement avec une personne | ✅ OneDrive (partage direct) |
| Document officiel du service ou projet | ✅ SharePoint |
| Fichier à coéditer à plusieurs en même temps | ✅ SharePoint |
| Archivage commun accessible à une équipe | ✅ SharePoint |
Bon à savoir
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Un fichier stocké sur OneDrive ne sera pas accessible par défaut à vos collègues, même s’ils travaillent avec vous.
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Si vous quittez l’organisation, les documents dans votre OneDrive risquent d’être supprimés, contrairement à ceux déposés sur SharePoint.
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Vous pouvez déplacer un fichier de OneDrive vers SharePoint en quelques clics, depuis l’interface web ou via l’explorateur de fichiers synchronisé.
Conseil IT :
Pensez sécurité et continuité. Si un document est utile à toute l’équipe ou doit rester accessible dans le temps, préférez SharePoint !